Grupo Educacional ICEL | Formación técnica, CFT, OTEC , Colegio adultos

 

Primera Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Diciembre 2007.
ALUMNOS EN PRÁCTICA: UN APORTE PARA LAS PYMES

El verano es época de los alumnos en práctica. Para las Pymes ésta también es una realidad y pese a la inversión de tiempo que implica supervisar y explicar desde cero el funcionamiento del negocio a una persona nueva y sin experiencia, tenerlos es sumamente valioso. Sólo hay que tomar en cuenta algunas medidas para que todo funcione bien.

-Priorizar la presencia de alumnos en práctica en aquellas áreas de la empresa que cuentan con poco personal, en especial cuando se trata de funciones que requieren preparación y conocimiento especializado, como las del área administrativa que, en empresas más pequeñas, cuentan con un reducido número de personas trabajando en ellas.

- Considerar un pago que, como mínimo, le alcance al estudiante para gastos de movilización y almuerzo, ya que pese a que la motivación principal del alumno no es la económica -sino que ganar experiencia- contar con dinero, por lo menos para lo básico, ayuda a que trabaje más tranquilo y contento.

- Otorgarle espacio y autonomía pero nunca dejar de supervisarlo, porque por hábil que sea y preparado que esté, no hay que olvidar que es inexperto y que por lo mismo puede equivocarse.

-Darle la oportunidad de que realice diferentes trabajos a lo largo de la práctica, partiendo por los que sean más simples y poco a poco aumentar la complejidad en la medida que demuestre su capacidad, para que su proceso de aprendizaje sea más fácil y seguro.

-Definir los parámetros sobre los cuales será evaluada su función y fijar las reglas del juego desde el primer día en forma clara: fecha de inicio y término de la práctica; horario de entrada, almuerzo y salida; jefe directo al que debe responder; políticas de la empresa sobre atención a clientes, llamadas telefónicas y uso de Internet; área y funciones en las que trabajará.

-Hacer una buena elección mediante una entrevista personal en la que se soliciten sus antecedentes y papeles estudiantiles de respaldo, procurando que las instituciones educativas de las que provengan los estudiantes sean reconocidas y con trayectoria, para así garantizar su nivel de formación.

-Recurrir a los “Departamentos de Práctica Laboral” que poseen las instituciones de educación más modernas, a través de los cuales se hace mucho más fácil el acceso a estudiantes que cumplan con el perfil y requisitos específicos que necesita la empresa.

Nunca hay que olvidar que todos hemos sido inexpertos alguna vez y la importancia de que haya empresas y personas dispuestas a dar un espacio para la práctica de los estudiantes que están en formación.

 

Segunda Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Enero 2008.
CAPACITACIÓN AL SERVICIO DE LA CALIDAD TOTAL

El concepto de calidad total se aplica a todo tipo de empresas, independiente del rubro y tamaño de la misma. Hacer las cosas bien, a la primera, a tiempo y siempre, es la base de un sistema que fomenta la mejora continua, una visión dinámica que responde a mercados sumamente cambiantes y competitivos. Para anticiparse a las necesidades del cliente y adaptarse a las innovaciones que esto implica, se requiere de programas de entrenamiento que estén alineados en pos de un fin común y que como mínimo contemplen lo siguiente:
-Capacitación con objetivos claros, que se enmarque dentro de la planificación estratégica de calidad de la empresa, abarcando los puntos clave para cumplir las mejoras establecidas como meta.
-Capacitación a medida, según los requerimientos específicos de la empresa, acorde a su filosofía y valores.

-Capacitación para todos, que involucre desde los directivos hasta el último de los empleados, para que de esta forma estén todos alineados con de las mejoras anheladas.
-Capacitación permanente y sostenida en el tiempo, que permita una proyección y adaptarse a los cambios necesarios, adelantándose a las necesidades de los clientes.

-Capacitación especializada, en manos de Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC) de reconocida trayectoria, que cuenten con certificaciones de calidad como la ISO 9001:2000, que garanticen su eficiencia y efectividad.
-Capacitación para la mejora continua, que sea a largo plazo y que siempre tenga como horizonte el compromiso con la satisfacción del cliente final.
-Capacitación comprometida en la que los Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC) -que son los proveedores para el entrenamiento del personal- trabajen en colaboración con la empresa, generando proyectos conjuntos para la mejora continua.
-Capacitación inteligente, que contemple el uso de todos los beneficios e incentivos que el estado ofrece - a través del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo ( SENCE)- como por ejemplo, la franquicia tributaria que permite que las empresas contribuyentes de primera categoría reciban, por lo invertido en la capacitación de sus trabajadores y socios, un descuento del monto a pagar de sus impuestos.

 
Tercera Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Febrero 2008.
MITOS Y VERDADES SOBRE ADMINISTRACIÓN Y MARKETING EN LAS PYMES

Es un hecho que las Pymes en su calidad de tales, no cuentan con grandes recursos para invertir en administración y marketing. Sin embargo, muchas de ellas están concientes de que, para hacer crecer su negocio, no sólo basta con entregar un buen producto o servicio. Existen algunos mitos y verdades que es necesario conocer para no entramparse y avanzar.
- “Todas” las Pymes manejan su área administrativa artesanalmente.

Falso. Cada día son más las empresas pequeñas y medianas que profesionalizan esta gestión, sin tener nada que envidiarle a las más grandes.
- Para mejorar la gestión administrativa de una Pyme se debe despedir a los antiguos empleados y contratar nuevos que tengan estudios.

Falso. Perfectamente se puede capacitar mediante cursos a los empleados antiguos para que se actualicen y modernicen su gestión.
-Invertir en capacitación es fundamental para crecer.

Verdadero. La capacitación permite modernizar los procesos y hacer más eficiente y eficaz la gestión de las empresas mediante la aplicación de nuevos conocimientos y tecnologías.
- Capacitar es caro.

Falso. La franquicia tributaria que ofrece el estado a través del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE), permite que las empresas contribuyentes de primera categoría reciban, por lo invertido en la capacitación de sus trabajadores y socios, un descuento del monto a pagar de sus impuestos.
-El mejor marketing son las recomendaciones de los clientes y el “de boca en boca”. Verdadero. Definitivamente no hay mejor publicidad que la de un cliente satisfecho. Sin embargo, no por eso se debe descartar otras alternativas para posicionarse y vender más.
-Invertir en marketing es sólo para las grandes empresas por las cantidades millonarias que se invierten.

Falso. Existen alternativas de marketing económicas, como la publicidad por Internet y las páginas web, que pueden ser muy efectivas cuando están bien hechas.
-El marketing es una carta segura que garantiza la llegada a los clientes y su preferencia.

Falso. Las campañas pueden fracasar y por lo mismo, aunque impliquen una inversión pequeña, deben ser bien pensadas y tener una estrategia definida. La asesoría de expertos externos, que saben cómo llegar de la mejor forma al público objetivo de la empresa, es una excelente alternativa.

 
Cuarta Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Febrero 2008.
CÓMO LIDIAR CON LOS PAGOS A LARGO PLAZO

Sin lugar a dudas uno de los principales problemas que enfrentan las Pymes es el pago a largo plazo por parte de sus clientes. Los famosos 60, 90 y 120 días de espera, entre que se entrega la mercadería o servicio y efectivamente se recibe el dinero, se transforman en un gran dolor de cabeza cuando no se toman las medidas que permiten minimizar los problemas provocados por este desfase.
-Al momento de entregar su producto al cliente, exigir un pie al contado que cubra una parte importante de su valor, para contar inmediatamente con el dinero suficiente que permita absorber costos y gastos mínimos para seguir funcionando, sin que se resienta el proceso de producción.
-Hacer coincidir las fechas de pago a los proveedores con los plazos que se haya otorgado a los propios clientes, para pagarles una vez que se tenga la plata en la mano y evitar la soga al cuello y las molestias de tener que conseguir el dinero o bien de “correrse y excusarse” cada vez que lo llamen para cobrarle.
- Documentar los pagos a plazo de los clientes para, con este respaldo, poder recurrir al factoring, una alternativa de financiamiento en la que se traspasa, a un banco o empresa especializada, la cobranza futura de las facturas existentes a su favor, obteniendo a cambio, inmediatamente, el dinero correspondiente a ellas, pero con un descuento equivalente a un porcentaje del monto total de la factura.
-Si bien mejora el flujo de caja y permite financiar necesidades de capital de trabajo, recordar que el factoring es más costoso que el crédito tradicional.
-Si se recurre a un crédito bancario, pedir la cantidad necesaria ya que el sobreendeudamiento limita el uso de otras alternativas de financiamiento. Además, pedir varias cotizaciones hasta dar con la mejor tasa.
-Aunque se trate de situaciones extremas, no olvidar que en el tema bancario el orden es lo primordial y que por lo mismo hay que evitar a toda costa mezclar las finanzas personales con las de la empresa.
- Sacar bien las cuentas para que el costo del crédito o del factoring no termine absorbiendo todas o casi todas las ganancias que se percibirán por el pago que está pendiente.
- Considerar dentro del monto total que se cobra por el producto o servicio los costos derivados del pago a largo plazo.

 

Quinta Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Marzo 2008.
CONSEJOS PARA SOCIOS

 
Las sociedades pueden servir para potenciar un negocio o simplemente lo pueden hundir. La mala convivencia y problemas entre los socios, sobre todo en el caso de las Pymes, incide directamente en el funcionamiento de la empresa, afectando muchas veces la productividad o bien la capacidad de aprovechar oportunidades de crecimiento. Un rallado de cancha claro antes de que se concrete la unión y algunas medidas de convivencia básica pueden ayudar para que todo funcione bien .

-Conocer bien al futuro socio, su visión del negocio, sus expectativas y prioridades, sus fortalezas y debilidades. Esto permite no encontrarse con sorpresas en aspectos medulares y saber a ciencia cierta que la otra persona remará en la misma dirección que uno.

- Hacer una sociedad formal y legal que establezca claramente los deberes y derechos de los socios, así como los aportes de capital de cada uno y la participación en las ganancias, porque tal como dice el refrán “Cuentas claras conservan la amistad”

-Definir los trabajos de cada cual, las tareas y roles, la forma de evaluar dicho trabajo, así como los horarios para que nadie se sienta trabajando más que el otro o haciéndole la pega al otro.

-Reuniones evaluativas y organizativas periódicas, en las que se definan las metas y objetivos, la estrategia y responsabilidades de cada uno.

-Administración y contabilidad organizada y transparente, en la que todos los socios sepan lo que ocurre con los dineros, para evitar confusiones y poder tomar decisiones conjuntas a conciencia.

-Respeto mutuo en el trato. Procurar que las normas básicas de educación nunca sean pasadas a llevar para evitar resentimientos y apasionamientos que diluyen los esfuerzos y hacen perder el foco.

-Toma de decisiones importantes en conjunto, considerando que muchas veces habrá que llegar a un punto medio en el que ambas partes tendrán que ceder un poco para lograr los acuerdos.

-No mezclar la amistad con los negocios. Al momento de producir debemos ser lo más objetivos y profesionales que se pueda. Muchas veces los sentimientos personales nos hacen perder esta perspectiva y nos impiden tomar las decisiones adecuadas.

-Comunicación fluida y permanente, para que todos estén informados del estatus de las cosas, para coordinarse, no producir confusiones y sanear cualquier roce que exista.

Un buen trabajo en equipo requiere de éstas y otras medidas. Lo importante es cultivar aquellas acciones que favorezcan la convivencia y el profesionalismo y evitar las que sabemos que juegan en contra.

Sexta Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Marzo 2008.
CÓMO VENDER MÁS Y NO MORIR EN EL INTENTO

Sin lugar a dudas una de las claves para la sobrevivencia y crecimiento de una empresa son los niveles de venta alcanzados. Si el producto o servicio no se vende bien comienzan los problemas, sobre todo en las Pymes que ,en la mayoría de los casos, no tienen la capacidad económica para aguantar períodos prolongados de vacas flacas. No caer en la inercia y no olvidar algunas medidas puede marcar la diferencia entre crecer y morir.

-Estar atentos a las preferencias y necesidades cambiantes de los clientes. El tipo de producto o servicio que requieren, las formas de pago y tipos de despacho son algunos de los grandes temas que hay que analizar y reinventar constantemente para responder a sus requerimientos.

-Transparencia y honestidad . Venderle al cliente lo que él necesita y no lo que a uno le conviene vender, aunque eso implique ganar menos o perder la venta. La honestidad, definitivamente, genera confianza y lealtad.

-Conocer muy bien las fortalezas y debilidades de la empresa, diferenciándose con la competencia ya sea en la calidad del producto o en el estilo de servicio. Las diferencias notorias permiten que las personas y clientes en general nos recuerden y vuelvan a nosotros.

-Calidad del producto o servicio. No debemos olvidar que un cliente satisfecho trae a otros y por lo mismo debemos procurar que lo que vendemos sea de lo mejor, para que los clientes nos recomienden.

-Cultivar la cercanía natural que se produce entre las Pymes y sus clientes. Esto permite realizar marketing directo y conocer las nuevas necesidades de quienes nos compran, pudiendo tomar las medidas para responder a ellas y que el cliente no se vaya con otro proveedor.

-Conocer la competencia y estar atentos constantemente a sus acciones. Fijarse en qué vende el vecino, cómo lo vende, qué hace para vender más que yo y luego replicar las cosas buenas que efectúa y evitar caer en los aspectos malos o vicios de las demás empresas.

-Servicio post venta garantizado. Esto genera un plus que hace que el cliente se sienta seguro de que, frente a cualquier problema, la empresa responderá y no se desentenderá.

-Rapidez en la capacidad de respuesta y cumplimiento en los tiempos de entrega. Eso habla de seriedad y genera una gran satisfacción en quien contrata el servicio o compra el producto.

-Generación constante de nuevas promociones que incentiven la preferencia de los clientes. Descuentos, ofertas, paquetes.

Definitivamente, muchas veces los detalles marcan la diferencia. Estar atentos y constantemente dispuestos a reinventarse permite aumentar la cartera de clientes y fidelizar a los que ya tenemos.

 

Séptima Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Abril 2008.
CÓMO CONTACTAR NUEVOS CLIENTES

Pese a todos nuestros esfuerzos por fidelizarlos, nadie nos garantiza que esos clientes que sentimos tan seguros no se vayan. Ampliar y diversificar la cartera permite que nuestra empresa pueda seguir funcionando sin problemas, independiente de que perdamos un determinado cliente. Algunos consejos prácticos y muy sencillos nos pueden ayudar a incrementar nuestra clientela:

-Participar en ferias especializadas a las que asistan potenciales clientes de nuestro rubro, en las que podamos mostrar nuestro producto o servicio. Si no tenemos los recursos para ser expositores, igual podemos asistir como público y aprovechar la instancia para hacer relaciones públicas y contactos que nos puedan servir.

-Siempre estar atentos y preparados. Muchos grandes negocios se gestan en eventos sociales. En ellos debemos aprovechar para hacer contactos, no tener reparos en hablar de lo que hacemos y si la situación lo amerita, coordinar una reunión en forma inmediata o bien intercambiar tarjetas de presentación.

-Elaborar una lista de potenciales clientes a los cuales podríamos acercarnos. Revisar la guía comercial de teléfonos o las páginas amarillas puede ser un gran comienzo para armar nuestra base de datos; leer el diario o las revistas especializadas también. Sin lugar a dudas, Internet será nuestro gran aliado para conocer mejor al potencial cliente y obtener información relevante sobre él.

-Comenzar a contactar las empresas de nuestro listado vía telefónica y/o vía correo electrónico. Establecer una meta semanal de número de contactos (llamadas y/o mails) que nos permita llevar un control de los avances logrados.

-Enviarles una presentación que en pocas palabras explique lo que hace nuestra empresa, marque nuestras diferencias con la competencia, muestre nuestra experiencia en el área y entregue todos los datos de contacto.

-Hacer un seguimiento de los contactos realizados. Probablemente antes de lograr una reunión, tendremos que llamar e insistir varias veces para corroborar que la información que enviamos fue revisada y hablar con la persona encargada de tomar las decisiones del área que nos interesa.

Ser perseverante en esta importante tarea es lo más difícil, sin embargo, cuando logramos tener la disciplina de buscar constantemente nuevos clientes -independiente de que estemos pasando por un buen o mal momento- esta rutina se hace mucho más fácil y eficiente con el consecuente beneficio para nuestro negocio.

 

Octava Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Abril 2008.
DELEGAR Y CRECER VAN DE LA MANO

Muchos empresarios Pyme parten siendo júnior y gerentes. Los recursos son escasos y hay que hacer de todo. Sin embargo, a medida que la empresa crece, él o los dueños ya no dan abasto y deben comenzar a delegar funciones. Para no tropezarse en este paso que es fundamental en el crecimiento de cualquier negocio, debemos tener presente aspectos que son muy simples, pero fundamentales.

-Si siempre hemos hecho todo nosotros, comenzar por delegar las funciones más fáciles o rutinarias, esas que no son la parte medular del negocio y que nos quitan tiempo para concentrarnos en la gestión de nuevos clientes y por ende de mayores ganancias.

-Delimitar claramente las responsabilidades específicas que tendrá el colaborador o empleado, su perfil y las competencias que deberá poseer para que sea lo más eficiente posible y de esta forma responda a nuestras expectativas.

-Tener claro que lo perfecto es enemigo de lo bueno, que todos somos diferentes, que los empleados no tienen por qué hacer las cosas “perfectas”, tal cual las haríamos nosotros. Si bien ellos deben enmarcarse dentro de los procedimientos y filosofía de trabajo del negocio, es legítimo que tengan su propio estilo para trabajar.

-Informar permanentemente al empleado sobre las metas de la empresa y sus objetivos. De esta forma lograremos que se sienta parte de la misma, que esté más alineado y motivado en su trabajo.

-Establecer desde un principio las reglas del juego en forma clara para evitar problemas. Horarios, vacaciones, sueldo, fechas de pago, colación, permisos especiales, uso del teléfono e Internet, etc.

-Capacitar al nuevo funcionario. No sólo enseñarle la forma en que funciona el negocio, sino que además aprovechar las franquicias que entrega el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE), a través de las cuales el estado descuenta un determinado monto de los impuestos que debe pagar la empresa, a cambio de que ella invierta en capacitación para su personal.

-Siempre supervisar el trabajo que se delega. Delegar no significa olvidarse del asunto. Debemos fiscalizar y evaluar el trabajo realizado por el empleado constantemente, corregirlo cuando las cosas estén mal hechas y felicitarlo cuando las hace bien.

Sin lugar a dudas, delegar significa esfuerzo e inversión, pero también tener más tiempo para concentrarse en buscar más y nuevos negocios. Optimizar nuestro trabajo como empresarios y hacer crecer nuestra empresa es el gran desafío cuando ya hemos dado este importante paso.

 

Novena Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Abril 2008.
CÓMO TENER UNA PÁGINA WEB Y NO MORIR EN EL INTENTO

Definitivamente la página web es un elemento fundamental para el marketing, que no puede faltar en las Pymes. Considerando sus bajos costos y la amplia oferta de quienes las diseñan, lograr tener una , que efectivamente sea buena, dependerá en gran medida de cuan claro tengamos lo que queremos y de que luego la utilicemos como corresponde.

- Revisar y revisar distintos tipos de páginas, seleccionando las que más nos gusten, puede ayudarnos a definir la estructura que queremos para la nuestra. Sobre todo mirar las de la competencia, analizando lo bueno y lo malo, nos puede nutrir de ideas para establecer nuestro estilo, lo que sí o sí debe ir y lo que no pondremos por ningún motivo.

- Preguntar a nuestros clientes qué esperarían de nuestra página y hacerla lo más a la medida posible de esos requerimientos. Más que a nosotros, la página le debe gustar y servir a ellos. En nuestra calidad de Pymes, podemos tener fácilmente ese contacto directo y solicitar la opinión -respecto al diseño, contenidos y funcionalidad- a quienes son nuestro público objetivo.

- Frente a la amplia oferta de diseñadores especializados en páginas web, nuestra tarea es elegir bien. Para dar con uno que sea ” bueno, bonito y barato”, debemos contactar y cotizar a varios. Pedirles que nos muestren otras páginas que hayan hecho y hablar con quienes fueron sus clientes respecto a su forma de trabajo.

- Una vez que se define el proveedor y se comienza a elaborar la página, establecer y respetar los tiempos finales de cada etapa. Exigir al diseñador que cumpla con las fechas establecidas y nosotros cumplir con la entrega de contenidos, logos e imágenes que él pueda necesitar para eso.

- Definir los contenidos que serán fijos y aquellos que irán cambiando es muy importante. Por ejemplo, si hay una sección con promociones y otra con noticias, esta información debe ser actualizada periódicamente para que la página se vea fresca y activa. Tenemos que llegar a un acuerdo con el diseñador y definir cada cuánto tiempo haremos la actualización y el costo que eso tendrá para nosotros.

Si queremos que la inversión realizada en la página web valga la pena, nuestra participación en ella debe ser activa, tanto durante su diseño como cuando ya esté en Internet. Para que ayude a generar nuevos negocios, debemos sentirla y hacerla nuestra, comprendiendo y utilizando todos los recursos que ella pone a nuestra disposición.

 

Décima Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Mayo 2008.
OFICINA EN SU PROPIA CASA

Cada día son más las personas que optan por instalar su oficina en la casa como una forma de ahorrar costos de arriendo y traslado o bien para compatibilizar el trabajo con la vida familiar. Sin embargo, esta opción que parece ideal, sobre todo cuando los recursos escasean, puede terminar por aniquilar el mejor de los negocios si no se toman las medidas necesarias para que todo marche como debe ser.

-Tener un horario de inicio y término de la jornada laboral y respetarlo, tal como si trabajásemos fuera de casa, es un pilar fundamental para que este sistema funcione. No sucumbir a la tentación de comenzar a trabajar más tarde, seguir trabajando de largo o hacerlo en horarios no hábiles requiere de una gran autodisciplina.

-Contar con un espacio exclusivo para trabajar e independiente de los demás lugares del hogar , ayuda a concentrarse mejor y ser más productivo. Nos permite separar las cosas, asumir que la oficina está en casa, pero que no es parte de la vida doméstica. Así también no invadimos ni contaminamos la vida familiar con los asuntos del trabajo.

-Las interrupciones de los amigos que llegan de visita o de los demás miembros de la familia con asuntos domésticos, son uno de los peores enemigos de esta modalidad. Debemos conversar con ellos y explicarles que estamos en casa, pero trabajando y que no podemos atenderlos en horario de oficina.

-Una oficina en casa también requiere de elementos básicos para su funcionamiento como una línea telefónica independiente de la que se utiliza en el hogar, fax, computador e Internet. Su uso debe ser exclusivo para el trabajo, aspecto que debemos dejar muy en claro a los demás miembros de la familia.

-El ruido doméstico no es un buen aliado, sobre todo cuando estamos hablando con algún cliente. El sonido de la aspiradora o el llanto de una guagua no son el mejor fondo musical para reflejar seriedad ni para generar la confianza requerida en cualquier negocio.

-El orden, como en toda oficina es fundamental. El hecho de que estemos trabajando en casa no significa que los papeles puedan estar tirados por cualquier parte. Las cosas relativas al trabajo deben ser manejadas y permanecer dentro del espacio físico que hemos destinado a nuestra oficina. Si no respetamos el orden podemos perder documentos e información importantes para nuestro negocio. Además, un espacio ordenado es mucho más agradable y motivador para trabajar.

“Juntos, pero no revueltos”, es el concepto clave para el éxito de este estilo de trabajo. Si logramos establecer y respetar los límites entre nuestro negocio y el hogar, la oficina en casa puede ser tanto o más efectiva que la tradicional, permitiéndonos ahorrar costos y mejorar nuestra calidad de vida significativamente.

 

Décima Primera Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Mayo 2008.
CÓMO HACER CRECER LA FUERZA DE VENTA

Si bien es cierto que en un comienzo basta con que él o los dueños de una empresa sean los únicos vendedores, en algún minuto el negocio debe crecer más allá de ellos y la fuerza de venta debe incrementarse mediante la incorporación de vendedores. Para que este proceso sea exitoso hay algunas claves a considerar:

-Elegir muy bien a nuestro equipo de venta. De preferencia personas con experiencia, con actitud positiva, gran autonomía y que gusten de las relaciones públicas.

-Empapar al nuevo vendedor con información sobre nuestro producto o servicio- sus características y ventajas comparativas- para que lo venda bien y pueda contestar con seguridad a cualquier pregunta del cliente.

-Establecer un sistema de remuneraciones claro y atractivo. Por lo general es recomendable un sueldo base y buenas comisiones, con incentivos por el cumplimiento de metas.

-Que dichas metas de venta sean realistas y alcanzables. La idea es tener un vendedor incentivado ante la posibilidad de incrementar sus ingresos y no uno frustrado y estresado por no cumplir lo que se le pide.

-Entregar al vendedor todo el material de apoyo que necesita para realizar su trabajo- como carpetas de venta con material corporativo, tarjetas de presentación y muestras de productos- para que el cliente que visite o contacte pueda conocer bien nuestra empresa, así como sus productos y servicios.

-Contar con una buena base de datos, que se sume a la que pueda manejar el vendedor, para generar el mayor número de contactos y potenciales ventas.

-Acompañar al vendedor en sus primeras visitas en terreno para apoyarlo y supervisar el sistema de ventas que utiliza. Corregir y reforzar aquellos puntos en los que pueda estar débil y enseñarle esos “trucos o mañas” que le permitirán lograr un mayor número de negocios.

-Establecer un sistema de reuniones diarias o semanales que permita evaluar los avances de cada gestión, recoger inquietudes, motivar y programar las nuevas visitas en terreno. Dar especial énfasis al seguimiento que se haga al cliente, después del primer contacto, para lograr finalmente el cierre de las ventas.

Una vez que contamos con un buen equipo de vendedores, lo más importante es cuidarlo. Procurar que las condiciones de trabajo sean atractivas -y respetarlas- es básico para lograr un grupo estable, que favorezca el incremento sostenido en las ventas y por ende el crecimiento de nuestro negocio.

 

Décima Segunda Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Junio 2008.
ALIANZAS ESTRATÉGICAS

Cuando un negocio importante depende de que podamos ofrecer rápidamente una solución integral, que incluya además de nuestros productos y servicios, otros que no son de nuestra especialidad, la posibilidad de una alianza estratégica -con una o varias empresas que puedan proveerlos- puede ser la gran solución. La idea es formar un “matrimonio empresarial” en el que las partes se complementen en función de un proyecto común y se unan para aprovechar una oportunidad de crecimiento. Como en toda relación, para que una alianza estratégica funcione se deben cuidar ciertos aspectos:

-Buscar empresas especializadas que sean proveedoras de los servicios o productos complementarios que requerimos para sacar adelante el negocio. Informarnos bien sobre su trayectoria, seriedad y calidad.

-Seleccionar a las mejores empresas, con la certeza de que la alianza sólo funcionará si todas las partes aportan con valor agregado -con productos o servicios que sean atractivos- más que con nombres o marcas.

-Ofrecer oportunidades y ganancias atractivas a los potenciales aliados. Ser transparentes, claros y muy serios en todo el proceso de negociación.

-Definir muy bien los objetivos del proyecto común y establecer si los que tienen particularmente cada una de las partes son compatibles entre sí.

-Una vez establecida la alianza, fomentar una comunicación permanente para evitar las desconfianzas que pueden surgir, por el hecho de que las empresas deben compartir el control de algunas funciones y muchas veces también información estratégica de sus respectivos negocios.

-Establecer una forma clara de administración, determinando roles y responsabilidades, así como procedimientos de control y transparencia, que permitan a todos acceder fácilmente a cualquier tipo de información relativa al negocio común.

-Coordinar los procesos de manera que todo funcione como una unidad, sin que el cliente note que hay más de una empresa detrás de la solución que recibe.

-Acordar previamente las formas en que se resolverán los conflictos o diferencias que puedan surgir entre los miembros de la alianza, utilizando, por ejemplo, la figura de un árbitro elegido y aprobado por todos.
No dejar pasar las oportunidades de negocios importantes muchas veces depende de estar abiertos y dispuestos a probar formas nuevas de trabajo, buscando en nuestro entorno aquellos elementos necesarios para dar el salto y crecer como siempre hemos soñado. Las alianzas estratégicas son una excelente forma de potenciar nuestras empresas haciéndolas más competitivas y productivas.

 

Décima Tercera Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Julio 2008.
EL DESAFÍO DE SER EMPRENDEDOR

Para ser emprendedor se requiere mucho más que una buena idea o estar dispuesto a invertir nuestros ahorros en un negocio. La persona que quiere trabajar en forma independiente y crear su propia empresa, debe poseer una serie de habilidades y de no tenerlas debe trabajar con mucha paciencia para desarrollarlas:

-Capacidad de trabajo: Si bien como empresarios tenemos más independencia, definitivamente se trabaja mucho más siendo dueño de un negocio propio que como empleado, sobre todo en un principio, cuando los recursos son escasos y nos debemos involucrar en todo, asumiendo muchas veces el rol de “gerente y júnior” a la vez.

-Disciplina: El hecho de ser el jefe de uno mismo implica poseer una gran disciplina para respetar los horarios y cumplir las metas establecidas, sin la necesidad de nadie que esté vigilándonos o dándonos órdenes.

-Capacidad de planificación: Elaborar una estrategia para hacer crecer nuestro negocio y luego planificar los pasos a seguir-delimitando responsabilidades y cumpliendo plazos- es muy importante. La improvisación sólo nos ayuda a perder tiempo y recursos y muchas veces a cometer errores.

-Creatividad: Esta habilidad nos permite solucionar los problemas que se nos puedan presentar en el camino y tener la mente abierta a nuevas formas de hacer las cosas, siendo capaces de descubrir oportunidades de negocio en nuestro entorno.

-Ser ejecutivo: No sólo bastan las ideas creativas; debemos ser capaces de concretarlas en tiempos prudentes y en forma eficiente.

-Poseer conocimientos: Para ofrecer un producto o servicio de calidad debemos conocerlo bien en todos sus aspectos; tener la mayor cantidad de conocimientos técnicos sobre todo lo relacionado con lo medular de nuestro negocio, así como la capacidad de manejar los aspectos administrativos que nos permitan mantener un mínimo orden en temas tan importantes como la contabilidad.

Perseverancia: Debemos ser capaces de superar la adversidad y no rendirnos ante los problemas o malos momentos que pueda vivir nuestro negocio. Tanto en las buenas como en las malas, tenemos que trabajar sin parar para conseguir los que nos hemos propuesto.

Ser honestos con nosotros mismos para hacer un autoanálisis y reconocer nuestras fortalezas y debilidades, como potenciales empresarios, es fundamental ya que de eso puede depender, en gran medida, el éxito o fracaso de nuestro emprendimiento.

 

Décima Cuarta Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Julio 2008.
LA IMPORTANCIA DE INCENTIVAR LA LEALTAD

Cuando un empleado se va de un día para otro, sin previo aviso, puede ser catastrófico, sobre todo cuando no hay nadie para reemplazarlo o se trata de alguien que realiza una función clave para el negocio. Por lo mismo, es de vital importancia incentivar la lealtad dentro de la empresa, procurando generar las condiciones para propiciarla entre quienes trabajan con nosotros.

-Seleccionar bien a nuestro personal. Junto con elegir a quienes tengan las aptitudes y preparación necesarias, indagar sobre las perspectivas y necesidades laborales de quienes contratamos; saber si efectivamente los candidatos se proyectan en nuestra empresa y pretenden quedarse o si ven el trabajo que les ofrecemos como algo transitorio mientras sale uno que les acomode más.

-Generar un ambiente laboral que incentive la eficiencia y la productividad, pero que al mismo tiempo sea grato y motivador, para que el funcionario se sienta valorado y se genere una cercanía, un vínculo que lo haga ponerse la camiseta y que propicie la lealtad.

-Predicar con el ejemplo. Junto con cumplir lo establecido por la ley, dar un trato justo y humano a todos los trabajadores, sobre todo respetando sus horarios para que tengan el tiempo y espacio necesarios que les permita realizarse en otros aspectos de su vida personal. Mostrar, de esta forma, que el compromiso y la lealtad son principios que forman parte de nuestra filosofía de trabajo.

-Generar instancias de diálogo en las que podamos escuchar lo que los empleados esperan de nosotros como empleadores leales y a su vez expresarles claramente cuál es nuestro concepto de lealtad y el tipo de actitudes que esperamos de ellos al respecto.

-Que el empleado conozca los proyectos y metas de la empresa y se sienta parte importante de los mismos. Recoger sus sugerencias y agradecer sus aportes hace que su trabajo tenga un sentido y contribuye no sólo a generar compromiso y lealtad sino que además una actitud proactiva.

-Premiar y reconocer a los empleados que muestran actitudes de lealtad, como una forma de incentivar a los demás y de demostrar nuestra conformidad y gratitud hacia ellos. Puede ser a través de incentivos económicos, de un ascenso o bien otorgándoles la posibilidad de hacer cursos de capacitación o perfeccionamiento que les permitan adquirir nuevas capacidades y mejorar su currículum.

-Destacar que un trabajador que se va también puede ser leal, dando un aviso prudente que nos permita encontrar un reemplazo. Mostrar las ventajas de irse por la puerta ancha, como por ejemplo, nuestra disponibilidad a dar buenas recomendaciones.

El mayor capital de una empresa son las personas que trabajan en ella. Por lo mismo- y sobre todo cuando se trata de Pymes con un personal reducido- los valores y principios, como la lealtad, son fundamentales para que, pese a las diferencias que puedan haber entre las personas, exista confianza, armonía y un verdadero trabajo en equipo.

 

Décima Quinta Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Julio 2008.
PERSEVERANCIA: EL QUE LA SIGUE LA CONSIGUE

En cualquier tipo de empresa pasa tiempo antes de ver los frutos del trabajo invertido y los problemas son pan de cada día. Más que la envergadura y naturaleza de las dificultades, la forma en que éstas nos afecten depende, en gran medida, de la actitud que tengamos para enfrentarlas. Podemos tener el mejor de los negocios en nuestras manos, todo el capital necesario, el personal idóneo y los conocimientos, pero si no somos perseverantes y nos echamos a morir fácilmente, es un hecho que fracasaremos. Si queremos cultivar la perseverancia, existen algunas claves que nos pueden ayudar:

-Motivación. Es fundamental que nuestro negocio nos fascine, que nos encante lo que hacemos y que nos gratifique más allá de las ganancias que podamos generar. Sólo de esta forma podremos luchar por nuestros sueños, ilusiones y esperanzas y colocarnos por sobre los problemas que sí o sí estarán siempre presentes en cualquier tipo de empresa o actividad que realicemos.

-Objetivos claros. Ser perseverantes implica luchar por algo que nos hayamos propuesto y para esto es básico que sepamos bien qué es lo que queremos. Así nuestros esfuerzos serán efectivos, teniendo un sentido que transforma cada logro en un aliciente para seguir adelante.

-Realismo. Tener un gran objetivo, pero planificar estratégicamente las etapas y metas específicas, considerando nuestros recursos -así como nuestras fortalezas y debilidades-para que los propósitos que nos hayamos propuesto puedan ser efectivamente cumplidos y constantemente monitoreados y evaluados.

-Tolerancia a la frustración. Como dice el proverbio ruso: “Caer está permitido. Levantarse es obligatorio”. Debemos tener claro que pese a nuestros esfuerzos nos podemos equivocar y que muchas veces-aunque trabajemos duro- no encontraremos la solución a la primera. Existe otro proverbio que lo grafica así: “Si te caes 7 veces, levántate 8″.

-Actitud mental positiva. Si partimos derrotados, pensando que no lo lograremos, es un hecho que así será. Debemos creer firmemente e insistir hasta hacer realidad lo que soñamos. No dar cabida al negativismo y alejarnos de quienes sólo ven las dificultades y se quedan pegados en ellas. Rodearnos de personas que estén en la misma frecuencia nuestra y que crean en los proyectos que estamos emprendiendo.

-Paciencia. Hacer lo que hay que hacer cuantas veces sea necesario y no claudicar, pese a que no se vean resultados inmediatos, tiene su recompensa. Como decía Thomas Caryle, un historiador y pensador inglés: “Si se siembra la semilla con fe y se cuida con perseverancia, sólo es cuestión de tiempo recoger sus frutos”.

Definitivamente “El que la sigue la consigue” y junto con permitirnos alcanzar resultados concretos, el esfuerzo continuo y sistemático que implica la perseverancia nos fortalece, haciéndonos experimentar la satisfacción de saber que somos capaces de lograr lo que nos proponemos, pese a todos los contratiempos que se nos puedan presentar en el camino.

 

Décima Sexta Columna Notas PYME, LAS ÚLTIMAS NOTICIAS. Agosto 2008.
LA IMPORTANCIA DEL NOMBRE

El nombre que le pongamos a nuestra empresa puede ser un factor determinante en el éxito o fracaso de ésta. Sobre todo si no somos conocidos y no contamos con grandes cantidades de dinero como para hacer una campaña publicitaria fuerte, el nombre, cuando está bien elegido, puede ser un gran aliado nuestro, actuando como pieza clave en las actividades publicitarias y de promoción que realicemos, así como en las comunicaciones vía Internet. Considerar recomendaciones simples -como las que verán a continuación- puede facilitarles la tarea de elegir el adecuado.

-El nombre debe comunicar claramente a qué se dedica nuestra empresa. Que con sólo mencionarlo, alguien que no nos conoce sepa fácilmente el tipo de productos o servicios que ofrecemos.

-Debe ser corto y fácil de recordar. Esto permite un posicionamiento más rápido y que las personas nos puedan identificar sin mayor esfuerzo.

-También es importante que sea original, para distinguirnos de la competencia, pero con cuidado de no ser muy sofisticados y caer en nombres complejos o enredados, difíciles de asociar a nuestra actividad.

-Que proyecte la imagen correcta. Una empresa que desea transmitir seriedad con su nombre, por ejemplo, elige uno totalmente distinto al de otra que quiere proyectar una imagen graciosa, amigable, alternativa, moderna o rupturista.

-No caer en la tentación de usar palabras extranjeras. Lo ideal es que esté en el mismo idioma que hablan las personas del mercado al que se desea llegar, ya que así nos aseguramos de que todos entenderán lo que queremos comunicar.

-Procurar que el nombre online sea el mismo que el nombre físico, para potenciar su posicionamiento e impedir confusiones como, por ejemplo, que las personas piensen que por no ser exactamente iguales se trata de dos negocios distintos.

-Que ojalá se escriba tal cual suena y que no se preste para imprecisiones ortográficas. Esto es fundamental, sobre todo cuando se quiere que el nombre sirva como gancho para que los potenciales clientes deduzcan la dirección de nuestro sitio Web fácilmente.

-Ayudarnos a elegir haciendo un listado con todos los nombres nuevos que se nos ocurran o que nos sugieran otras personas. Hacer una encuesta entre familiares, amigos y gente que pertenezcan al nicho al que deseamos llegar y ver cuáles son los más votados.

-Entre los nombres preseleccionados, elegir con tranquilidad el que más nos guste -teniendo presente todos los puntos antes señalados- con la certeza de que nuestra elección será la correcta, ya que nadie más que nosotros conoce con exactitud la esencia de nuestro negocio y la imagen que queremos transmitir.

Un buen nombre proyecta la personalidad de nuestra empresa y permite destacarnos entre la competencia, además de generar recordación. Hacer una correcta elección es partir con el pie derecho, ya que la forma en que denominemos nuestro negocio determinará -en muchos casos- la primera impresión que transmitiremos a nuestros clientes y la primera impresión - como todos sabemos- es muy importante.